Cuánto cuesta automatizar un proceso con IA: las cuatro partidas que se pagan
Por qué todo proyecto va por presupuesto, qué cuatro partidas te van a facturar, qué dispara el precio en cada tipo de proyecto y cómo calcular con tus números si te sale a cuenta.
Busca “cuánto cuesta automatizar con IA” y encontrarás veinte páginas que responden lo mismo: depende. Es verdad, y dicho así no sirve de nada.
Depende de cosas concretas, y esas sí se pueden explicar. Cada proyecto va por presupuesto porque el precio lo marca tu situación, no una lista de tarifas; pero antes de pedir ninguno puedes saber qué te van a facturar, qué es lo que dispara la cifra y con qué números tuyos se decide si merece la pena.
Lo que se paga en realidad
Casi nadie cobra “una IA”. Lo que se factura son cuatro cosas distintas, y conviene verlas separadas en cualquier propuesta que te den.
El análisis es el trabajo de mirar cómo se hace hoy la tarea y decidir qué parte se automatiza. Suele llevar entre dos días y una semana. Es la partida que más se intenta recortar y la que más caro sale saltarse: un flujo automatizado sobre un proceso que estaba mal era un proceso malo, ahora a más velocidad.
La integración es el grueso, y es donde se decide casi todo el presupuesto. Conectar con tu agenda, tu CRM, tu ERP o tu gestor documental, y que escriba de vuelta. Si tus sistemas tienen una API decente, son días. Si el software de tu sector es de 2009 y solo exporta CSV por FTP, son semanas. Pregunta esto antes de firmar nada, porque es la diferencia entre un proyecto y tres.
El consumo del modelo se lleva toda la atención en las conversaciones y casi nunca es la partida grande. En un flujo de oficina normal es calderilla al lado de las horas de integración. Cuando alguien te venda el proyecto por el precio del token, desconfía: te está distrayendo del coste real.
El mantenimiento es el que se olvida en el presupuesto y aparece al tercer mes. Los sistemas con los que te has integrado cambian, los proveedores cambian el formato de sus facturas, aparecen casos que nadie previó. Un flujo sin nadie detrás se degrada solo.
Tres proyectos y qué dispara su precio
Un agente de voz para una clínica. Lo barato es que conteste; lo que cuesta es que lea huecos libres y escriba la cita en tu software de gestión. Si tu programa tiene API, el proyecto es corto. Si hay que sacarle los datos por la ventana, se dispara. El segundo factor es cuántos casos distintos tiene que cubrir: coger citas es un guion; coger citas, resolver dudas de precios y filtrar urgencias son tres.
Facturas de proveedor. Extraer los datos de una factura hoy funciona bien y no es lo que se paga. Lo que se paga es la validación (que el total cuadre con las líneas, que el proveedor exista, que el IVA sea el que toca) y la escritura contra el ERP, que casi siempre es la parte fea. El número de formatos distintos que recibes importa menos de lo que la gente cree; lo que importa es cuántas excepciones tiene que saber distinguir.
Un asistente interno sobre vuestra documentación. Aquí la horquilla es enorme y casi todo depende de una sola cosa: en qué estado están los documentos. Si son PDFs ordenados, es rápido. Si son cuatro mil archivos con tres versiones de cada uno y nadie sabe cuál es la buena, la primera mitad del proyecto es limpiar, y eso hay que decirlo antes de empezar. En este tipo de proyecto casi siempre recomendamos empezar por un solo departamento y ampliar después de medir si de verdad lo usan.
La cuenta que sí puedes hacer hoy
Esta no depende de ningún presupuesto, porque son tus números.
Coge la tarea que quieres automatizar y mide cuánto tiempo se le va hoy. Si picar una factura son cuatro minutos y recibes cuatrocientas al mes, son 27 horas mensuales. Multiplica por lo que te cuesta una hora de esa persona y ya tienes el coste actual del proceso.
Ahora quítale lo que no desaparece. La automatización no elimina esas 27 horas: las deja en unas pocas de revisar excepciones, y esa parte sigue necesitando a alguien. Lo que ahorras es la diferencia, no el total. Este es el error más común al justificar un proyecto, y el que hace que a los seis meses las cuentas no salgan.
Con ese número anual delante, cualquier presupuesto que te den se lee solo.
Cuándo sale más barato no automatizar
Los tres proyectos de arriba tienen algo en común: hay volumen y hay repetición. Si te falta cualquiera de las dos, la cuenta cambia de signo.
Una tarea de 20 minutos a la semana son 17 horas al año. Automatizarla cuesta más que hacerla. Un proceso que cambia cada dos meses obliga a rehacer el flujo cada dos meses, y ahí el mantenimiento se come el ahorro. Y hay trabajos administrativos con tanta variedad de casos que media jornada de una persona resuelve más y sale más barato que cualquier integración.
Decir esto nos cuesta proyectos y preferimos decirlo. Un cliente que automatiza lo que no debía vuelve a los seis meses a cancelar, y eso es peor negocio para los dos.
Cómo leer un presupuesto que te den
Cuatro preguntas que separan una propuesta seria de un powerpoint:
- ¿Cuánto es puesta en marcha y cuánto es recurrente? Si viene todo en un número, no sabes qué pasa el año dos.
- ¿Qué pasa si el sistema con el que os integráis cambia? ¿Entra en el mantenimiento o se factura aparte?
- ¿De quién son los datos y dónde se procesan? En sanidad o en despachos, esta pregunta va antes que el precio.
- ¿Qué se mide para saber si ha funcionado? Si nadie propone una métrica antes de empezar, nadie va a poder decir después si salió bien.
Nosotros trabajamos así: primero una auditoría gratuita del proceso concreto, y con eso encima de la mesa, un presupuesto cerrado con las cuatro partidas separadas. Si al hacer la cuenta sale que no compensa, te lo decimos ahí y te ahorras el proyecto.
Puedes ver qué tipo de procesos automatizamos en la página de productos, y si lo tuyo es el teléfono, la cuenta concreta de las llamadas está en el artículo sobre agentes de voz.
Escrito por El equipo de TeAutomatizamos.
